Manutenção

Tela t4-hu005-01, no hub Contas a Pagar.

O subtítulo da tela é Documentos a pagar — confirme o filtro antes de consultar.

Para que serve

Aqui se incluem e se alteram as contas a pagar. Cada conta reúne credor, o rateio de valores e o jogo de parcelas. Em cada parcela dá para lançar classificação e valor, sem mudar o valor da parcela. Em qualquer linha da lista, Ficha 360° abre a leitura da conta, sem gravar alteração.

A lista não consulta sozinha. O operador escolhe o período e confirma Consultar.

O centro de custo indica qual setor ou área absorve a despesa. Ele é opcional em cada linha do rateio. Na inclusão, a primeira linha sugere o centro do modelo, quando esse centro está ativo, e continua editável até gravar. Sem centro, a linha grava sem esse setor.

Quem acessa

Quem tem a rotina Manutenção liberada no menu de Contas a Pagar.

Como chegar

1. Abra Contas a Pagar.
2. Escolha Manutenção.

Para voltar ao hub, use Voltar no cabeçalho da tela. Ajuda fica no fim do cabeçalho.

O que a lista mostra

Antes da primeira consulta, a lista fica vazia com o texto Informe o filtro e consulte. Abaixo, a tela lembra que a lista não consulta sozinha.

Depois de consultar, cada linha mostra:

Coluna	O que mostra
Número	Número da conta.
Filial	Filial que emitiu a conta. Sem filial, aparece um traço.
Série	Série do documento. Fica oculta por padrão; use Alternaro botão de colunas para exibi-la.
Credor	Credor cadastrado ou credor avulso.
Descrição	Descrição da conta.
Emissão	Data de emissão.
1º vencimento	Vencimento da primeira parcela. Sem parcela, aparece um traço.
Parc.	Quantidade de parcelas. Sem parcela, aparece um traço.
Valor	Total da conta.
Saldo	O que ainda falta pagar.
Status	Situação da conta: Em digitação, Em aberto, Reprovado, Concluído ou Cancelado. Passe o mouse sobre o status para ver o código, útil ao abrir um chamado.

A lista abre ordenada pela emissão, da mais recente para a mais antiga. Dá para ordenar por número, filial, credor, emissão, 1º vencimento, valor e saldo clicando no título da coluna.

A lista é paginada. Dá para ver 10, 25 ou 50 contas por página. Se a consulta não achar nada, o texto é Nenhum documento encontrado.

Cada linha tem estas ações:

• Ficha 360° abre a ficha somente leitura da conta, em qualquer situação.
• Editar aparece na conta em digitação ou em aberto.
• Consultar aparece nas demais contas (reprovada, concluída ou cancelada). Abre a conta só para leitura.
• O menu Ações (três pontos) tem Cancelar documento ou Reativar, conforme a situação.

Como buscar e filtrar

Os filtros ficam na barra Filtros, acima da lista. A consulta só acontece ao clicar em Consultar.

• Recorte: Emissão (padrão) ou Inclusão. Define qual data o período usa.
• Data piso e Data teto: ao abrir a tela, o piso é hoje menos 5 dias e o teto é hoje mais 5 dias. O teto não pode ser anterior ao piso.
• Status: Ativos (padrão), Cancelados ou Todos.
• Busca: parte do número, da descrição ou do nome do credor. O campo vazio mostra Número, descrição ou credor.
• Filiais: uma ou mais filiais liberadas para quem está logado. Sem escolha, a lista traz todas essas filiais. O campo vazio mostra Todas as liberadas. Filial que não está liberada não aparece e não entra no resultado.

Se faltar recorte, data ou status, ou se o período for inválido, a tela não consulta e aponta o campo.

Depois da primeira consulta, se você mudar qualquer filtro, a barra mostra o aviso Filtro alterado — clique em Consultar para atualizar a lista. A lista continua com o resultado anterior até você clicar em Consultar de novo.

Incluir uma conta

1. No cabeçalho, clique em Incluir. Abre o painel Incluir conta a pagar, ao lado da lista. O painel é dividido em blocos: Documento, Credor, Rateio de valores, Parcelas, Observações, Modelo de lançamento e Identificador.
2. Escolha o modelo. A escolha é obrigatória. A lista traz só modelos ativos de despesa, públicos ou particulares de quem está incluindo. O tipo, só para leitura, fica ao lado do modelo: o modelo ocupa dois terços da faixa e o tipo um terço. EleEnquanto o modelo não for escolhido, o tipo mostra Escolha o modelo. Depois, mostra se o modelo é despesa ou receita.
3. Ao escolher o modelo, a tela preenche descrição, a primeira linha do rateio (classificação e valor do modelo, e o centro de custo se o centro do modelo estiver ativo), série, credor cadastrado (quando o credor do modelo é uma pessoa) e a data do 1º vencimento. O centro desativado no modelo deixa Centro de custo vazio nessa linha. O Valor total, no fim do rateio, passa a ser a soma das linhas. A grade recebe uma parcela com esse total e esse vencimento.
4. Ajuste os campos. A filial emissora já vem com a unidade do login e pode ser trocada por outra filial liberada ao usuário. Informe credor cadastrado ou credor avulso, nunca os dois. O bloco do credor avisa: Informe o credor cadastrado ou o credor avulso — nunca os dois. No bloco Rateio de valores, cada linha pede classificação e valor. Centro de custo e conta administrativa entram se houver. Se a conta tiver mais de um rateio, use Incluir rateio. A mesma classificação pode entrar de novo quando o centro de custo ou a conta administrativa for outro. A mesma combinação dos três não pode se repetir. Eliminar, em cada linha, tira aquele rateio, inclusive um já gravado; a última linha permanece. O Valor total, no fim do bloco, é a soma dessas linhas e não se digita à parte. O texto de apoio é Soma do rateio. As parcelas fecham com este total. A parcela única já está na grade e acompanha essa soma. Se precisar de mais de uma parcela, informe a quantidade e use Gerar / regerar parcelas.
5. Se quiser reaproveitar esta conta como modelo, no bloco Modelo de lançamento marque Criar novo modelo de lançamento baseado nestes dados e informe só a Descrição. O modelo fica disponível para o seu usuário nas próximas inclusões. A descrição do documento, a série, o credor cadastrado, a classificação e o centro de custo da primeira linha do rateio, as observações e o prazo até o 1º vencimento entram no modelo. O valor sugerido do modelo fica zerado. Credor avulso, conta administrativa e as demais linhas do rateio não entram.
6. Escolha como gravar:
   • Incluir e fechar grava a conta e fecha o painel.
   • Incluir e nova grava a conta e mantém modelo, descrição, valor, série, as linhas do rateio, filial emissora e credor para a próxima inclusão. A emissão e o 1º vencimento voltam para hoje, com uma parcela no valor da conta. Limpa o documento de origem avulsa e as observações, e desmarca a criação de modelo novo.

A mensagem Documento incluído confirma a gravação. Se o modelo novo foi pedido, a confirmação também informa queO elemodelo de lançamento foi criado para o seu usuário. A conta fica em aberto. A lista passa a consultar com o filtro que já estava na tela. Incluir e nova não mantém marcada a criação do modelo. Cancelar fecha o painel sem gravar.

Se a conta gravada não entrar no filtro atual, a confirmação explica o motivo:motivo e pede para ajustar o filtro e consultar de novo. Os motivos possíveis são: a filial emissora não está entre as filiais do filtro, a emissão ou a data de inclusão está fora do período, o filtro mostra só canceladosdocumentos cancelados, ou a busca digitada não corresponde à descrição nem ao documento. Nesse caso, ajuste o filtro e consulte de novo para vê-la.credor.

Sem parcelas geradas, a tela não grava e avisa Clique em Gerar / regerar parcelas antes de incluir.

Campos

Campo	Obrigatório	O que informar
Modelo	Sim, só na inclusão	Modelo de despesa ativo. Ocupa dois terços da primeira faixa do bloco Documento. Sem ele a mensagem é Escolha um modelo para começar a inclusão.
Tipo	Não	Só leitura, ao lado do modelo, em um terço da faixa. Na inclusão mostra despesa ou receita conforme o modelo. Na alteração mostra o tipo já gravado na conta, no mesmo um terço, sem pedir o modelo de novo.
Emissão	Sim	Data de emissão da conta. Na inclusão vem com a data de hoje.
Filial emissora	Sim	Filial que emite a conta. A lista traz só as filiais liberadas para quem está logado. Na inclusão vem sugerida a unidade ativa do login. Sem ela a mensagem é Informe a filial emissora. A lista desta tela mostra as contas das filiais escolhidas no filtro. Sem escolha, mostra as de todas as filiais liberadas.
Descrição	Sim	Até 100 caracteres. Se o modelo tiver descrição do documento, ela preenche este campo; senão, entra o nome do modelo.
Série	Não	Série ativa de despesa. O modelo pode sugerir uma.
Credor cadastrado	Um dos dois	Credor já cadastrado, e só conta de pessoa. Digite ao menos 2 letras do nome para a lista buscar. Se preenchido, o credor avulso é limpo.
Credor avulso	Um dos dois	Nome de quem recebe quando não há cadastro. Se preenchido, o credor cadastrado é limpo.
Documento origem avulsa	Não	Identificação livre da origem, por exemplo um recibo.
Classificação	Sim, em cada linha do rateio	Classificação da despesa daquela linha. Sem ela a mensagem é Selecione a classificação da despesa.
Centro de custo	Não, em cada linha do rateio	Setor ou área que absorve o valor daquela linha. Na inclusão o modelo sugere o centro na primeira linha, se ele estiver ativo. Na alteração, o centro já gravado na linha continua visível mesmo desativado. A linha pode ficar sem centro.
Conta administrativa	Não, em cada linha do rateio	Conta de quem consumiu o valor daquela linha. Digite ao menos 2 letras do nome para a lista buscar.
Valor do rateio	Sim, em cada linha	Valor daquela linha. Sem ele a mensagem é Informe o valor do rateio. A mesma combinação de classificação, centro de custo e conta administrativa mostra Este rateio já está na lista. Use Incluir rateio para lançar outra linha. Eliminar tira a linha, inclusive um rateio já gravado. A última linha não sai.
Valor total	Sim	No fim do bloco Rateio de valores. Soma das linhas, só para leitura. A soma das parcelas tem de ser igual a este valor.
Qtde parcelas	Sim	Na inclusão começa em 1. Junto com o 1º vencimento, alimenta Gerar / regerar parcelas quando a conta tiver mais de uma parcela.
1º vencimento	Sim	Data da primeira parcela. O modelo soma os dias cadastrados à data de hoje. Na inclusão, essa data entra na parcela única.
Parcelas	Sim	Na inclusão a grade já nasce com 1 parcela no valor da conta. Dá para ajustar número, vencimento e valor de cada linha. Não dá para incluir ou apagar linha à mão: para mudar a quantidade, use Gerar / regerar parcelas.
Lançamentos da parcela

Não Em cada parcela, Incluir lançamento pede classificação e valor. A grade pode ficar vazia. A mesma classificação não entra duas vezes na mesma parcela. Despesa aumenta o saldo da parcela. Receita diminui. Esses valores não entram na soma das parcelas nem no valor da parcela. Observações Não Texto livre da conta. Criar novo modelo de lançamento baseado nestes dados Não, só na inclusão Marque para gravar um modelo seu com os dados desta conta. Ao marcar, a Descrição do modelo passa a ser obrigatória (até 100 caracteres). Descrição do modelo Sim, quando a opção acima está marcada Nome com que o modelo aparece para você nas próximas inclusões. Sem ela a mensagem é Informe a descrição do novo modelo. Identificador Não Código da conta, só para consulta. Na inclusão aparece Gerado ao gravar. Na alteração mostra o código já gravado e permite copiá-lo.

Informe só um credor. Se os dois ficarem vazios, a mensagem é Informe o credor cadastrado ou seo credor avulso. Se os dois forem preenchidos, a telamensagem nãoé grava.Informe apenas um: credor cadastrado ou credor avulso.

Parcelas

Na inclusão, assim que existe valor no rateio, a grade mostra 1 parcela com a soma do rateio e o 1º vencimento. Mudar o valor de uma linha, quando ainda há uma parcela só, atualiza essa parcela. Mudar o 1º vencimento atualiza a data dela.

O texto de apoio da grade, na inclusão, é A inclusão já traz 1 parcela com o valor da conta. Ajuste vencimento e valor se precisar. Para mudar a quantidade, use Gerar / regerar parcelas.

Para mais de uma parcela:

1. Informe o rateio com valor, a quantidade e o 1º vencimento.
2. Clique em Gerar / regerar parcelas.
3. A grade nasce com vencimentos mensais a partir da primeira data. Os valores saem iguais e a diferença de centavos fica na última parcela.
4. A mensagem 1 parcela gerada ou N parcelas geradas confirma a geração.

Ajuste vencimento ou valor se precisar. A soma tem de continuar igual ao valor da conta. Se a parcela tiver acréscimo ou desconto, use Incluir lançamento, escolha a classificação e informe o valor. Eliminar tira a linha. A grade pode ficar sem lançamento. O texto de apoio é Cada linha pede classificação e valor. Despesa soma no saldo da parcela. Receita abate. Não entra no valor da parcela.

Com duas ou mais parcelas na grade, mudar os valores do rateio não substitui essas linhas. Use Gerar / regerar parcelas para refazer a divisão. A geração mantém os lançamentos da parcela que continua com o mesmo número. Parcela nova nasce sem lançamento.

Acima da grade, um resumo mostra a quantidade, a soma das parcelas,parcelas e o valor da contaconta. eQuando afecha, diferença.o Emtexto verde,termina com Fecha com o documento; e fica em laranja,verde. aQuando diferençanão fecha, termina com Diferença de R$ seguido do valor a mais nas parcelas ou a menos nas parcelas.parcelas, em laranja. Sem parcela na grade, o texto é Nenhuma parcela gerada. Corrija antes de gravar.

Se já houver parcelas na grade, Gerar / regerar parcelas mostra o aviso no próprio painel,painel: porqueA grade atual, inclusive ajustes manuais de vencimento e valor, será substituída. Confirme ou mantenha a nova geração apaga os ajustes manuais.grade. Substituir parcelas confirma; Manter grade deixa a grade como está.

Se faltar valor no rateio, quantidade ou 1º vencimento, a mensagem é Informe o valor do rateio, a quantidade de parcelas e o 1º vencimento.

Alterar uma conta

1. Na linha da conta em digitação ou em aberto, clique em Editar. Abre o painel Editar conta a pagar nº seguido do número, com a situação da conta logo abaixo do título.
2. Ajuste os campos, inclusive a filial emissora e o rateio. O modelo não volta a ser pedido. O tipo já gravado continua visível, só para leitura. O credor vem antes do rateio. Dá para incluir outra linha ou tirar uma, desde que reste ao menos uma.
3. Confirme com Salvar. A mensagem Documento atualizado confirma a alteração. Se a conta sair do filtro atual (por exemplo, trocou a filial ou a emissão), a confirmação explica o motivo.

Conta quitada, reprovada ou cancelada não tem Editar.

SeParcela algumaliberada parcelapara jápagamento foinão liquidadapode ouser liberada,alterada: quantidade,número, 1ºvencimento, vencimentovalor e a gradelançamentos ficam só para consulta. Parcela pendente ou bloqueada continua editável, inclusive os lançamentos. Se houver parcela liberada, a quantidade e Gerar / regerar parcelas ficam bloqueados. O texto avisaavisa: queParcela asliberada para pagamento não pode ser alterada. Pendentes e bloqueadas continuam editáveis.

Sem parcelas estãona bloqueadas.grade, ao salvar, a tela avisa Clique em Gerar / regerar parcelas antes de salvar.

Consultar uma conta

Nas contas que não podem ser alteradas, a linha mostra Consultar. Abre o painel Conta a pagar nº seguido do número, com a situação e o aviso somente consultaconsulta. Este status não permite alteração.. Todos os campos ficam bloqueados, inclusive as parcelas. Fechar encerra a consulta. O identificador continua copiável.

Ficha 360°

Na linha, Ficha 360° abre a ficha à direita, sem alterar a conta. O título trazé oConta númeroa epagar onº fornecedor.seguido do número. A linha de apoio mostra o fornecedor e a situação.

As seçõesabas são:são, nesta ordem:

1. Geral — fornecedor, devedor, filial, número, série, emissão, vencimento, valor, saldo, status, centro de custo, descriçãocusto e descrição. Com mais de uma parcela, o vencimento indica que é a parcela 1 e quantas existem. Se houver observações, elas aparecem abaixo desses dados. O identificador do registro.registro Ofica no fim, com o ícone ao lado doCopiar identificador copia o código..
2. Origem — pedido, ordem de serviço, lotelote, documento de origem ou documentoconta quede gerou a conta,recorrência, quando houver. Documento avulso aparece como AVULSO. Sem vínculo, o texto é Nenhuma nota, pedido ou ordem de serviço vinculado.
3. Histórico financeiro — o primeiro painel é a classificação da contaconta: e,data, emnome, seguida,centro de custo, se é despesa ou receita, descrição, valor e a situação. Sem centro, a coluna mostra um traço. Se não houver classificação na conta, o painel avisa Nenhuma classificação vinculada a esta conta. Em seguida vêm as parcelas,parcelas. comSem carteira,parcela, o texto é Esta conta ainda não tem parcelas. Em cada parcela, a carteira fica logo abaixo do número e do vencimento, seguida do valor original, saldo,do liberações, pagamentos, créditos, cancelamentossaldo e descontos.da liberação. A classificação ligada àquela parcela aparece dentro do quadro, com o total dos valores no fim da grade. A grade dos movimentos (data, tipo, descrição, forma, valor, status e usuário) fica separada desses dados. Sem baixa, crédito ou estorno, o texto é Sem baixas, créditos ou estornos nesta parcela. O movimento de saldo não mostra status. Descontos, quando existirem, aparecem no fim da aba.
4. Anexos — comprovantes,tipo, boletosse é da conta ou da parcela, data e PDFsrotina. vinculados. Se não houverSem arquivo, o texto é Nenhum comprovante, boleto ou PDF vinculado a seçãoesta avisa.conta.
5. Auditoria — inclusão, quem incluiu, quando houveúltima alteração e origem do registro. Abaixo, as ocorrências de aprovação, liberação, cancelamento ou impressão, com data, histórico, se é da conta ou da parcela, usuário e justificativa. Sem ocorrência, o texto é Nenhuma ocorrência de aprovação, liberação ou cancelamento.

A seçãoaba Geral aparece na hora. As outras carregam quando você as abre. Enquanto carrega, a ficha mostra Carregando….

No rodapé, Imprimir gera umo PDF da ficha inteira, com as cinco seções.seções, no arquivo ficha-360 seguido do número da conta. A impressãomensagem ficaImpressão registrada na auditoria da conta. confirma o registro. O status da conta não muda.

Feche a ficha pelo X, pela tecla Esc ou clicando fora dela. Fechar não grava nem apaga nada.

Cancelar e reativar

A tela não apaga a conta. As duas ações ficam no menu Ações (três pontos) da linha.

• Cancelar documento aparece na conta ativa. A tela pedepergunta confirmaçãoCancelar a conta a pagar nº seguido do número e oavisa O documento sai do conjunto ativo. A reativação continua possível. O motivo é obrigatório. Sem motivo, a mensagem é Informe o motivo do cancelamento. Cancelar documento confirma; Voltar desiste. A mensagem Documento cancelado confirma. A conta passa a Cancelado.
• Reativar aparece na conta cancelada. A tela pergunta Reativar a conta a pagar nº seguido do número e pede confirmação. A mensagem Documento reativado confirma a volta ao uso. A conta fica Em aberto.

O que a tela bloqueia

Situação	O que acontece
Inclusão sem modelo ativo de despesa	A gravação é bloqueada. A mensagem é Escolha um modelo (template) de despesa. ou Modelo de despesa inválido ou desativado.
Valor ausente ou zero	A gravação é bloqueada. A mensagem é Informe o valor do documento. ou Informe o valor de cada classificação.
Soma das parcelas diferente do valor	A gravação é bloqueada. A mensagem é A soma das parcelas deve ser igual ao valor do documento. O valor do documento é a soma do rateio.
Classificação ausente	A gravação é bloqueada. A mensagem é Informe a classificação da despesa. ou Selecione a classificação da despesa.
Rateio repetido	A gravação é bloqueada. A mensagem é Este rateio já está na lista. A mesma classificação pode entrar de novo se o centro de custo ou a conta administrativa for outro.
Classificação que não é de despesa ou está desativada	A gravação é bloqueada. A mensagem é A classificação não é de despesa ou está desativada. Manter a classificação que já estava na conta, mesmo desativada, é permitido.
Nenhum credor	A gravação é bloqueada. A mensagem é Informe o credor cadastrado ou o credor avulso.
Credor cadastrado e avulso juntos	A gravação é bloqueada. A mensagem é Informe apenas um: credor cadastrado ou credor avulso.
Eliminar um rateio que já está em uso	A gravação é bloqueada. A mensagem é Não foi possível remover a classificação porque ela já está em uso. Se a remoção falhar por outro motivo, a mensagem é Não foi possível remover a classificação.
Ficha de conta inexistente, de filial não liberada ou que não seja conta a pagar	A ficha não mostra os dados. A mensagem é Registro não encontrado ou fora das filiais liberadas ao usuário., Conta a pagar não encontrada. ou Documento não é uma conta a pagar.
Credor cadastrado que não é pessoa	A gravação é bloqueada. A mensagem é O credor cadastrado precisa ser uma conta de pessoa.
Conta administrativa que não existe	A gravação é bloqueada. A mensagem é A conta administrativa informada não existe.
Filial emissora ausente	A gravação é bloqueada. A mensagem é Informe a filial emissora.
Filial que não está liberada para o usuário	A gravação é bloqueada. A mensagem é Não há autorização para esta filial. Manter a filial que já estava na conta é permitido.
Centro de custo inexistente	A gravação é bloqueada. A mensagem é Centro de custo inválido.
Centro de custo desativado que não é o já gravado naquela linha	A gravação é bloqueada. A mensagem é O centro de custo está desativado. Manter o centro que já estava na linha, mesmo desativado, é permitido.
Conta que não está em digitação nem em aberto	Não abre edição; a linha oferece Consultar. Se a gravação for tentada mesmo assim, a mensagem é Só é possível alterar um documento em digitação ou em aberto.
Conta que não é despesa

A gravação é bloqueada. A mensagem é Documento não é despesa. Cancelamento sem motivo A tela não cancela. A mensagem é Informe o motivo do cancelamento. Cancelamento que não muda a situação da conta A tela não confirma. A mensagem é O cancelamento não alterou o status do documento. A lista continua com a situação gravada. Conta já cancelada Não abre edição. Tentar cancelar de novo mostra Documento já está cancelado. Reativar devolve a conta como Em aberto,. e nesse statusSe a alteraçãoreativação voltafalhar, a sermensagem permitida.é Não foi possível reativar o documento. AlterarParcela parcelasliberada depara contapagamento jáNúmero, liquidadavencimento, valor e lançamentos dessa parcela ficam bloqueados. Pendentes e bloqueadas continuam editáveis. Remover a parcela liberada é recusado, com a mensagem A parcela seguida do número está liberada para pagamento e não pode ser alterada. Parcela com baixa, liberação ou liberadaocorrência A grade fica bloqueada. Se a gravação tentar mudar o jogo de parcelas, a operaçãoremoção é recusada. A mensagem é Não é possível remover a parcela seguida do número há baixa, liberação ou ocorrência vinculada. Lançamento da parcela sem classificação ou sem valor A gravação é bloqueada. A mensagem é Selecione a classificação do lançamento da parcela. ou Informe o valor do lançamento da parcela. Mesma classificação duas vezes na parcela A gravação é bloqueada. A mensagem é Esta classificação já está nos lançamentos da parcela. Classificação do lançamento inexistente ou desativada A gravação é bloqueada. A mensagem é A classificação do lançamento da parcela não existe. ou A classificação do lançamento da parcela está desativada. Manter a classificação que já estava na linha, mesmo desativada, é permitido. Saldo da parcela negativo A gravação é bloqueada. A mensagem é O saldo da parcela seguido do número não pode ficar negativo. Período de filtro inválido A lista não consulta e aponta o campo. Sem as datas, a mensagem é Informe data piso e data teto. Com o teto anterior ao piso, a mensagem é A data teto não pode ser anterior à data piso. Novo modelo sem descrição A gravação da conta é bloqueada. A mensagem é Informe a descrição do novo modelo. Descrição de modelo que você já usa A gravação da conta é bloqueada. A mensagem é Você já tem um modelo com esta descrição. A conta não é gravada.